Class 9 English — Kaveri Chapter 13 Notice Writing — Formulas & Key Points

हर सूचना एक निश्चित संरचनात्मक सूत्र का पालन करती है। प्रत्येक घटक का एक विशिष्ट स्थान, उद्देश्य और प्रारूप होता है। यह तालिका सूचना की पूरी संरचना को उस क्रम में समझाती है जिसमें आपको इसे लिखना होता है। इस क्रम को याद रखें क्योंकि परीक्षक सामग्री और प्रारूप दोनों के लिए अंक देते हैं। यहाँ तक कि एक तत्व (जैसे बॉक्स या तारीख) छूटने से 1-2 अंक खो सकते हैं। संगठन का नाम शीर्ष पर आता है (अक्सर बड़े अक्षरों में), फिर NOTICE शब्द दस्तावेज़ शीर्षक के रूप में, फिर तारीख बाएँ या दाएँ कोने में, बड़े अक्षरों में एक स्पष्ट शीर्षक जो उद्देश्य को सारांशित करे, मुख्य पाठ तीसरे व्यक्ति में सभी मुख्य विवरणों को कवर करते हुए, और अंत में आपके हस्ताक्षर, पूरा नाम और पद। पूरी सूचना को एक साफ़ आयताकार बॉक्स में रखा जाना चाहिए जो इसकी आधिकारिक स्थिति को दर्शाए। यह वैकल्पिक सजावट नहीं है—यह CBSE परीक्षाओं में एक अनिवार्य प्रारूप आवश्यकता है।

आपकी सूचना के मुख्य पाठ में पाँच मुख्य प्रश्नों का उत्तर किसी भी तार्किक क्रम में देना चाहिए। इन्हें '5 W + 1 H' सूत्र के रूप में सोचें। क्या घटना या घोषणा है? कब यह होने वाली है (तारीख और समय)? कहाँ स्थान या पता है? क्यों यह महत्वपूर्ण है या उद्देश्य क्या है? कैसे लोग भाग ले सकते हैं, पंजीकरण कर सकते हैं या अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं? 50 शब्दों में आप इनमें से किसी को भी नहीं छोड़ सकते। Kaveri अध्याय 13 के पाठ्यपुस्तक उदाहरण लगातार इन सभी पाँचों को कवर करते हैं। उदाहरण के लिए, प्रश्नोत्तरी प्रतियोगिता की सूचना बताती है कि क्या (प्रश्नोत्तरी), कब (शुक्रवार, 25 अप्रैल, 3 बजे), कहाँ (सभागार), क्यों (सामान्य ज्ञान को बढ़ावा देने के लिए), और कैसे (शिक्षक के साथ 20 अप्रैल तक पंजीकरण करें)। यदि आप एक तत्व भी छोड़ते हैं—मान लीजिए, तारीख या स्थान—सूचना अधूरी है और अंक खो देती है। यह सूत्र सुनिश्चित करता है कि आपकी सूचना व्यापक और संक्षिप्त दोनों है।

CBSE कक्षा 9 परीक्षा प्रश्न लगभग हमेशा सूचना के मुख्य पाठ के लिए 50-शब्द की सीमा निर्दिष्ट करते हैं (शीर्षलेख, तारीख और हस्ताक्षर को छोड़कर)। यह आपकी प्राथमिकता देने और भराव को खत्म करने की क्षमता का परीक्षण करता है। मत लिखें 'मुझे सभी छात्रों को सूचित करना है कि हम एक अंतर-स्कूल प्रतियोगिता का आयोजन करने जा रहे हैं'—यह 18 शब्द है। इसके बजाय लिखें 'एक अंतर-स्कूल प्रतियोगिता 20 मार्च को 10 पूर्वाह्न में आयोजित की जाएगी'—यह 12 शब्द है और वही बात अधिक पेशेवर तरीके से कहती है। छोटे, घोषणात्मक वाक्य का उपयोग करें। जहाँ संभव हो वाक्यांशों को पूरे वाक्यों पर पसंद करें ('प्रति कक्षा अधिकतम तीन छात्र' के बजाय 'प्रत्येक कक्षा से भाग लेने के लिए अधिकतम तीन छात्रों की अनुमति दी जाएगी')। जहाँ स्पष्टता खोई न जाए वहाँ लेख (a, an, the) हटाएँ। अनावश्यक विशेषण और क्रियाविशेषण से बचें। Kaveri पाठ्यपुस्तक उदाहरण इस संक्षिप्तता को दर्शाते हैं: स्वच्छता अभियान सूचना स्थान, समय, उद्देश्य, और नामांकन तारीखों को लगभग 50 शब्दों में पैक करती है हर अनावश्यक शब्द को काटकर। यह अनुशासन अभ्यास करना आपको तार और संदेश लेखन में भी मदद करेगा।

सूचनाएँ आधिकारिक दस्तावेज़ हैं जो किसी संस्थान या प्राधिकरण द्वारा जारी किए जाते हैं, व्यक्तिगत पत्र नहीं। इसलिए आप मुख्य पाठ में कभी भी प्रथम-व्यक्ति ('मैं', 'मुझे', 'मेरा') या द्वितीय-व्यक्ति ('तुम', 'तुम्हारा') सर्वनाम का उपयोग नहीं करना चाहिए। इसके बजाय, अपने आप को 'हस्ताक्षरकर्ता' के रूप में संदर्भित करें और दर्शकों को तीसरे व्यक्ति में संबोधित करें ('छात्र', 'निवासी', 'सदस्य', 'सभी इच्छुक उम्मीदवार')। उदाहरण के लिए, 'मैंने अपनी बटुआ खो दी' न लिखें—'हस्ताक्षरकर्ता ने एक बटुआ खोया' लिखें। 'आप समय पर आएँ' न लिखें—'सभी प्रतिभागियों से समय पर होने का अनुरोध है' लिखें। यह अवैयक्तिक आवाज़ प्राधिकार और निष्पक्षता प्रदान करती है। यह सूचना को लगता है कि यह किसी आकस्मिक बातचीत से नहीं, बल्कि एक संगठन से आ रहा है। औपचारिक वाक्यांश जैसे 'हस्ताक्षरकर्ता', 'सभी संबंधितों को सूचित किया जाता है', 'असुविधा के लिए खेद व्यक्त किया जाता है', और 'इच्छुक उम्मीदवार संपर्क कर सकते हैं' सूचना लेखन में मानक हैं। वे पुराने नहीं हैं; वे पेशेवर परंपराएँ हैं जो यह संकेत देती हैं कि आप औपचारिक संचार को समझते हैं। Kaveri पाठ्यपुस्तक उदाहरण पूरे समय तीसरे व्यक्ति का सुसंगत उपयोग करते हैं। परीक्षक अंक काटते हैं यदि आप प्रथम या द्वितीय व्यक्ति में फिसल जाते हैं, इसलिए आकस्मिक कथनों को औपचारिक तीसरे-व्यक्ति वाक्यांश में परिवर्तित करने का अभ्यास करें।

अपनी सूचना को एक आयताकार बॉक्स में रखना वैकल्पिक नहीं है—यह CBSE परीक्षाओं में एक अनिवार्य प्रारूप आवश्यकता है। बॉक्स दृश्यतः यह संकेत देता है कि यह एक आधिकारिक दस्तावेज़ है, जो एक पैराग्राफ या पत्र से अलग है। पूरी सूचना के चारों ओर एक साफ़ आयत बनाएँ (संगठन के नाम से लेकर नीचे के हस्ताक्षर तक)। यदि संभव हो तो एक रूलर या स्केल का उपयोग करें; हाथ से बने बॉक्स जो टेढ़े या अधूरे हों, अंक खो देते हैं। बॉक्स के अंदर, स्पष्ट रिक्ति बनाए रखें: संगठन के नाम और NOTICE शब्द के बीच एक या दो पंक्तियाँ छोड़ें, NOTICE और तारीख के बीच, शीर्षक और मुख्य पाठ के बीच, और मुख्य पाठ और हस्ताक्षर के बीच। पाठ को सही तरीके से संरेखित करें—संगठन का नाम, NOTICE, और शीर्षक केंद्रित करें; मुख्य पाठ बाएँ-संरेखित या न्यायसंगत करें; हस्ताक्षर केंद्रित या बाएँ-संरेखित करें। पठनीय हस्तलेखन या साफ़ प्रिंट का उपयोग करें। परीक्षा की स्थितियों में, यदि आपा हस्तलेखन छोटा है, तो बॉक्स को थोड़ा बड़ा लिखने पर विचार करें ताकि सूचना पढ़ने में आसान हो। परीक्षक अक्सर प्रारूप और प्रस्तुति के लिए केवल 1-2 अंक देते हैं। एक अच्छी तरह से बॉक्सबद्ध, साफ़-सुथरी सूचना स्पष्ट अनुभाग के साथ तुरंत यह संकेत देती है कि आप इस विधा को समझते हैं। इसके विपरीत, एक सूचना जो एक साधारण पैराग्राफ के रूप में लिखी गई हो बॉक्स के बिना, भले ही सामग्री सही हो, अंक खो देगी। 10-12 मिनट में एक साफ़, पेशेवर सूचना तैयार कर सकें, यह सुनिश्चित करने के लिए बॉक्स बनाना और पाठ को रिक्त करने का अभ्यास करें।

विद्यार्थी अक्सर नोटिस लेखन में टालू जा सकने वाली गलतियों के कारण अंक खो देते हैं। सबसे आम गलती बॉक्स भूल जाना है—कुछ विद्यार्थी नोटिस को सादा अनुच्छेद के रूप में लिखते हैं, जो तुरंत संकेत देता है कि उन्हें प्रारूप समझ नहीं आया है। हमेशा पहले बॉक्स बनाएँ, फिर सामग्री भरें। दूसरी आम गलती पहले या दूसरे व्यक्ति का उपयोग करना है ('मैंने अपना बैग खो दिया', 'आपको आना चाहिए')—यह औपचारिक, निर्वैयक्तिक टोन को तोड़ता है और अंक कम करता है। लिखने से पहले हर वाक्य को तीसरे व्यक्ति में बदलने का अभ्यास करें। तीसरी गलती मुख्य तत्व छोड़ना है: कोई तारीख नहीं, कोई हस्ताक्षर नहीं, कोई पदनाम नहीं, या कोई शीर्षक नहीं। इनमें से प्रत्येक एक अलग घटक है जो परीक्षक जाँचते हैं। यदि आपके नोटिस का कोई शीर्षक नहीं है, तो यह स्पष्ट नहीं है कि नोटिस किसके बारे में है; यदि कोई तारीख नहीं है, तो यह स्पष्ट नहीं है कि इसे कब जारी किया गया था; यदि कोई हस्ताक्षर और पदनाम नहीं है, तो इसके पास कोई अधिकार नहीं है। चौथी गलती शब्द सीमा से अधिक होना या बहुत कम लिखना है। 70-शब्द का नोटिस या 30-शब्द का नोटिस दोनों ही अंक खो देते हैं—45–50 शब्दों का लक्ष्य रखें। पाँचवीं गलती अनौपचारिक, बातचीत भाषा का उपयोग करना है ('अरे सभी लोगों, मज़ा करने आओ!')—यह एक औपचारिक नोटिस के लिए अनुपयुक्त है। अंत में, वर्तनी और व्याकरण की गलतियाँ (विशेषकर शीर्षक या संस्था का नाम में) एक बुरा प्रभाव बनाती हैं। जमा करने से पहले अपने नोटिस को सँभालकर देखें। CBSETUTOR.ai पर, विद्यार्थी फोटो के माध्यम से अभ्यास नोटिस अपलोड कर सकते हैं और प्रारूप, टोन, शब्द संख्या और सामग्री सटीकता पर तुरंत एआई प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं—सब कुछ ₹999/माह के लिए सभी विषयों और कक्षा 6–12 को कवर करता है, शुरू करने के लिए 3-दिन की मुफ़्त परीक्षा के साथ।

स्मरणीय वाक्य 'BOX-DATE-HEAD-BODY-SIGN' का उपयोग करें ताकि हर नोटिस को पाँच संरचनात्मक जाँच याद रहें: BOX (आयताकार सीमा), DATE (जारी करने की तारीख), HEAD (पूँजी में शीर्षक), BODY (50-शब्द का संदेश), SIGN (नाम और पदनाम के साथ हस्ताक्षर)। मुख्य भाग के अंदर सामग्री के लिए, 'WHO-WHAT-WHEN-WHERE-WHY-HOW' का उपयोग करें ताकि आप सभी आवश्यक विवरण कवर करें। WHO दर्शक या जारीकर्ता है? WHAT घटना या घोषणा है? WHEN यह हो रहा है (तारीख और समय)? WHERE स्थान है? WHY यह महत्वपूर्ण है? HOW लोग भाग ले सकते हैं या अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं? एक अन्य उपयोगी चाल है '3P-Check': Person (केवल तीसरा व्यक्ति), Precision (सटीक तारीखें, समय, स्थान—कोई अस्पष्ट भाषा नहीं), और Politeness (औपचारिक, सम्मानजनक टोन)। परीक्षा में अपना नोटिस जमा करने से पहले, मानसिक रूप से इन सूचियों के माध्यम से चलें। आप 'No I, No You, No Filler' वाक्य को याद रखकर तीन सबसे आम सामग्री गलतियों से बच सकते हैं। अंत में, शब्द संख्या के लिए, '50 = Five Tens' वाक्य को याद रखें: सीमा के भीतर रहने के लिए लगभग पाँच पंक्तियों के दस शब्द प्रत्येक, या दस पंक्तियों के पाँच शब्द प्रत्येक का लक्ष्य रखें। ये स्मरणीय वाक्य याद रखने में सेकंड लगते हैं और यह सुनिश्चित करके आपको कई अंक बचा सकते हैं कि आप कोई महत्वपूर्ण तत्व या मुख्य नियम न भूलें।

प्रश्न: आपने 5 दिसंबर को स्कूल के खेल के मैदान में अपना ज्यामिति बॉक्स खो दिया। स्कूल के नोटिसबोर्ड के लिए लगभग 50 शब्दों में एक नोटिस लिखें। आप स्नेहा गुप्ता हैं, कक्षा IX-C। उत्तर: [BOX] GREENFIELD PUBLIC SCHOOL, CHENNAI / NOTICE / 5 दिसंबर 20xx / खोया गया ज्यामिति बॉक्स // दोपहर के भोजन के समय 5 दिसंबर को स्कूल के खेल के मैदान में एक नीला प्लास्टिक ज्यामिति बॉक्स खो गया था, जिसमें कंपास, प्रोट्रेक्टर, रूलर और पेंसिलें हैं। पाने वाले को इसे स्कूल कार्यालय में जमा करने के लिए या हस्ताक्षरकर्ता से संपर्क करने के लिए कहा जाता है। एक पुरस्कार दिया जाएगा। // स्नेहा गुप्ता / कक्षा IX-C [END BOX]। यह क्यों काम करता है: नोटिस एक बॉक्स में संलग्न है और सभी छः संरचनात्मक तत्व मौजूद हैं। शीर्षक 'खोया गया ज्यामिति बॉक्स' पूँजी में है और स्पष्ट रूप से प्रयोजन बताता है। मुख्य भाग तीसरे व्यक्ति का उपयोग करता है ('एक ज्यामिति बॉक्स खो गया था', 'मैंने अपना ज्यामिति बॉक्स खो दिया' नहीं)। यह WHAT (सामग्री के साथ ज्यामिति बॉक्स), WHEN (5 दिसंबर, दोपहर का भोजन), WHERE (स्कूल का खेल का मैदान), WHY (खोई हुई संपत्ति की वसूली), और HOW (कार्यालय में जमा करें या हस्ताक्षरकर्ता से संपर्क करें) को कवर करता है। शब्द संख्या लगभग 48 शब्द है, 50-शब्द की सीमा के भीतर अच्छी तरह से। टोन औपचारिक और विनम्र है ('पाने वाले को कहा जाता है')। हस्ताक्षर में पूरा नाम और कक्षा शामिल है, जो नोटिस को अधिकार देता है। यह नोटिस CBSE कक्षा 9 की परीक्षा में पूर्ण अंक प्राप्त करेगा।

प्रश्न: अपने स्कूल की सांस्कृतिक सचिव के रूप में, 15 जनवरी को दोपहर 2 बजे स्कूल के सभागार में एक शास्त्रीय नृत्य कार्यशाला की घोषणा करने वाला लगभग 50 शब्दों में एक नोटिस लिखें। पंजीकरण 10 जनवरी को बंद हो जाता है। आप आदिति राव हैं। उत्तर: [BOX] SRI VENKATESWARA SCHOOL, HYDERABAD / NOTICE / 3 जनवरी 20xx / शास्त्रीय नृत्य कार्यशाला // शास्त्रीय नृत्य सीखने में रुचि रखने वाले सभी विद्यार्थियों को 15 जनवरी को दोपहर 2 बजे स्कूल के सभागार में एक कार्यशाला में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है। सत्र प्रसिद्ध नर्तकी श्रीमती लक्ष्मी अय्यर द्वारा आयोजित किया जाएगा। पंजीकरण 10 जनवरी को बंद हो जाता है। रुचि रखने वाले विद्यार्थी हस्ताक्षरकर्ता से संपर्क कर सकते हैं। // आदिति राव / सांस्कृतिक सचिव [END BOX]। यह क्यों काम करता है: नोटिस सही संरचना के साथ, एक बॉक्स, तारीख और पूँजी में स्पष्ट शीर्षक के साथ है। मुख्य भाग तीसरे व्यक्ति में है ('सभी विद्यार्थियों को आमंत्रित किया जाता है', 'मैं आपको आमंत्रित करता हूँ' नहीं)। यह WHAT (शास्त्रीय नृत्य कार्यशाला), WHEN (15 जनवरी, दोपहर 2 बजे), WHERE (स्कूल का सभागार), WHO (श्रीमती लक्ष्मी अय्यर द्वारा आयोजित), और HOW (10 जनवरी तक हस्ताक्षरकर्ता के साथ पंजीकरण करें) का उत्तर देता है। शब्द संख्या लगभग 50 शब्द है। टोन औपचारिक और आमंत्रक है। हस्ताक्षर में पूरा नाम और आधिकारिक पदनाम (सांस्कृतिक सचिव) शामिल है, जो नोटिस को अधिकार और विश्वसनीयता देता है। यह एक मॉडल उत्तर है जो पूर्ण अंक अर्जित करेगा।

प्रश्न: अपने आवास समिति की सचिव के रूप में, निवासियों को 8 मार्च को सुबह 9 बजे से दोपहर 3 बजे तक पाइपलाइन रखरखाव के कारण जल आपूर्ति में बाधा के बारे में सूचित करने वाला लगभग 50 शब्दों में एक नोटिस लिखें। आप रमेश शर्मा हैं। उत्तर: [BOX] SUNRISE APARTMENTS RESIDENTS' WELFARE ASSOCIATION / NOTICE / 5 मार्च 20xx / जल आपूर्ति में बाधा // सभी निवासियों को सूचित किया जाता है कि जल आपूर्ति 8 मार्च को सुबह 9 बजे से दोपहर 3 बजे तक नगर निगम द्वारा तत्काल पाइपलाइन रखरखाव कार्य के कारण बाधित रहेगी। निवासियों को अग्रिम रूप से पर्याप्त जल संग्रहित करने के लिए कहा जाता है। असुविधा के लिए खेद है। प्रश्नों के लिए, हस्ताक्षरकर्ता से संपर्क करें। // रमेश शर्मा / सचिव [END BOX]। यह क्यों काम करता है: नोटिस सही तरीके से संस्था का नाम (Residents' Welfare Association), तारीख, और पूँजी में शीर्षक के साथ बक्सा हुआ है। मुख्य भाग तीसरे व्यक्ति और औपचारिक भाषा का उपयोग करता है ('सभी निवासियों को सूचित किया जाता है', 'निवासियों को कहा जाता है') और औपचारिक भाषा ('असुविधा के लिए खेद है')। यह WHAT (जल आपूर्ति में बाधा), WHEN (8 मार्च, सुबह 9 बजे से दोपहर 3 बजे), WHY (पाइपलाइन रखरखाव), और HOW (अग्रिम में जल संग्रहित करें, प्रश्नों के लिए संपर्क करें) को कवर करता है। शब्द संख्या लगभग 49 शब्द है। टोन सम्मानजनक और खेद व्यक्त करने वाली है, असुविधा को स्वीकार करते हुए। हस्ताक्षर आधिकारिक पदनाम (सचिव) के साथ आधिकारिक अधिकार देता है। यह नोटिस संक्षिप्त, पूर्ण और परीक्षा के लिए तैयार है।

परीक्षा से पहले के अंतिम क्षणों में इस त्वरित संदर्भ चेकलिस्ट का उपयोग करें। संरचना: पूरी सूचना के चारों ओर बॉक्स; संगठन का नाम (शीर्ष, बड़े अक्षर); शब्द सूचना (केंद्र, बड़े अक्षर); तारीख (बाएं/दाएं); शीर्षक बड़े अक्षर में (3–5 शब्द); निकाय (45–50 शब्द); हस्ताक्षर, नाम, पद (नीचे)। विषय वस्तु: निकाय में क्या, कब, कहाँ, क्यों, कैसे शामिल करें। टोन: केवल तीसरे व्यक्ति में—कोई 'मैं', 'आप', 'मेरा', 'आपका' नहीं। 'छात्रों से अनुरोध है', 'सभी निवासियों को सूचित किया जाता है', 'हस्ताक्षरकर्ता' का उपयोग करें। शब्द सीमा: निकाय में 45–50 शब्दों का लक्ष्य रखें। सभी फिलर को हटाएं। छोटे वाक्य और वाक्यांशों का उपयोग करें। सामान्य त्रुटियां: बॉक्स न होना, तारीख न होना, प्रथम/द्वितीय व्यक्ति, शीर्षक न होना, शब्द सीमा से अधिक, अनौपचारिक टोन, वर्तनी की त्रुटियां। स्मरणीय: BOX-DATE-HEAD-BODY-SIGN; WHO-WHAT-WHEN-WHERE-WHY-HOW; 3P-जांच (व्यक्ति, परिशुद्धता, विनम्रता)। प्रस्तुति: साफ लिखावट, स्पष्ट रिक्ति, सही संरेखण, पठनीय बॉक्स। यह 60-सेकंड की मानसिक समीक्षा सुनिश्चित करती है कि आप हर बॉक्स को चिह्नित करें और सबसे सामान्य गलतियों से बचें जो अंक कम करती हैं। CBSE पेपरों से 3–4 सूचनाएं इस चेकलिस्ट का उपयोग करके लिखने का अभ्यास करें। व्यक्तिगत प्रतिक्रिया और तत्काल AI सुधार के साथ असीमित अभ्यास के लिए, CBSETUTOR.ai आजमाएं—कक्षा 6–12, सभी विषयों के लिए ₹999/माह, फोटो-अपलोड समर्थन और 3-दिन की निःशुल्क परीक्षण।